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(原)金环大酒店会议洽谈接待操作程序  

2013-04-25 08:51:07|  分类: 企业管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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(原)金环大酒店会议洽谈接待操作程序 - 九子泉声 - 九 子 泉 声

 

(原)金环大酒店会议洽谈接待操作程序 - 九子泉声 - 九 子 泉 声

 

(原)金环大酒店会议洽谈接待操作程序 - 九子泉声 - 九 子 泉 声

 

(原)金环大酒店会议洽谈接待操作程序 - 九子泉声 - 九 子 泉 声

 

       金环大酒店在发展过程中形成了具有金环特色的酒店文化---金环企业文化,涵盖物质、精神及制度的方方面面。现将金环酒店文化制度建设之《金环大酒店会议洽谈接待操作程序》介绍给博友。

       一、确认酒店接待能力
  1、互换名片,斟茶寒暄,了解乙方单位情况。
  2、首先了解乙方会议举办日期,查看预约会期酒店有无其他会议(宴会)举办,以免撞车。尤其是如乙方需要住房,须致电总台了解房态,能否保障乙方会议需要。
  3、了解乙方会议规模,确认酒店有无接待条件和接待能力。
  4、确认酒店有充足的接待条件后,进入实质洽谈阶段。
  5、邀请乙方参观会议室/客房状况/用餐地点,以增加乙方对酒店的感性认知。参观期间随机向乙方介绍以往酒店接待过的一些大型会议情况。
    
二、洽谈
  1、准备会议协议空白文本、洽谈记录本和相关
资料
  2、详细倾听、记录如下事项:
  ﹡乙方会议规模、人数
  ﹡会议举办日期、会议主题
  ﹡是否需要住房(房型、间/天数、抵离店时间)、是否用餐(桌数、餐标、酒水、香烟)、
  ﹡会议设施设备(电脑投影仪、白板、麦克风、音响灯光)、会议台型要求、是否需要代办礼品采购等内容
  ﹡会议接待规格
  ﹡会场布置要求(鲜花、绿色植物、乙方宣传招贴等)
  ﹡房内小吃/长话是否关闭撤除。
  ﹡有无重要人物下榻酒店
  ﹡有无少数民族人事,以确认客人饮食、风俗禁忌
  ﹡确认来宾车辆规模
  ﹡确认贵宾名录,是否需要制作席卡以及签到台.
  3、向乙方复述、确认一遍会议洽谈主要事项。
    
三、报价技巧与结帐方式
  1、报价请参考酒店会议接待价格政策
  2、洽谈、倾听期间不要轻易表态、承诺,诱导客人把真实意图表达出来,更不要轻易亮出价格底牌。
  3、争取提高餐标水平,不要一下就将底价报出,如系综合会议(会议、用餐、住房、礼品),可以以会议室优惠来提高其他项目的消费水平。
  4、防止乙方对你进行价格讹诈,宣称其他酒店如何如何优惠、如果不给某个价格就另选酒店等,销售经理要摸清乙方的真实意图,介绍酒店的产品优势以及曾接待过的大型、高规格的会议,坚持不要轻易让步。
  5、向乙方介绍酒店能够优惠的项目,如会议主题条幅/引导牌/迎宾/欢迎牌/会场服务/纸笔。
  6、确认协议有效签单人,原则上不超过两人。
  7、确认结帐方式(现金、转帐、提前打款),外地客人不得签单转帐。
    
四、签约
  1、客人接受报价后,一般会出现三种情况,一是回单位向领导汇报;二是宣称考虑一下,暂时不签约;三是当场签约。出现这三种情况,可按下列方式处理
  第一种情况:一般这种情况意味着客人不具有拍板权,但基本认可酒店产品和报价,签约的可能性较大。销售经理应及时与客人约定下次见面会谈的时间,二次会面之前应主动与客人电话联系,以提醒客人不要忘记约定,探听口风,争取上门签约。
  第二种情况:这种情况一般意味着客人仅是了解一下价格,或报价超出自己的预算(计),或对某项产品不满意而犹豫不决。销售经理应及时探询客人可以承受的价格底线,用实例举证法向客人介绍酒店会议接待水平和能力,帮助客人设计最佳方案。如乙方现场不能作出答复,则销售经理必须与客人预定再见面的时间,然后及时与总监汇报情况,寻求最佳解决方案。第二天带着新的建议与客人通电话。
  第三种情况:这种情况意味着客人是有备而来,或者是对酒店产品较为熟悉且实力较为雄厚的单位。
  2、销售员草拟一份”会议协议书”交客人确认,得到确认后正式签定协议书,双方签约人签字并加盖公章,协议一式两份,甲乙双方各持一份。
  3、签约后应感谢客人对酒店的关照,并向客人赠送酒店宣传资料或小礼品。
   
五、会议接待准备
  1、根据协议内容和要求,拟订内部通启报送总经办和各相关部门,通启中要明确落实执行部门的责任以及注意事项。
  2、通知广告公司制作会议主题条幅/引导牌/欢迎牌
  3、会议正式举行的前一天,根据客人要求摆放会议台型,签到台摆放到位.
  4、开列、打印会议套餐
菜单,传真或亲自送客人审阅,客人确认后在菜单上签字认可。
  5、协助乙方布置会场,但如须在墙面张贴宣传画或悬挂物品必须获得甲方同意,任何损害物品和设施设备的行为都必须及时制止,并予以索赔。
  6、调试话筒/灯光
  7、摆放绿色植物和鲜花
  8、会议前一天按通启内容,会议经办人再次检查会议准备情况,发现问题及时解决。
  9、十间以上会议用房须填写“团队分房表”三份,部门一份、房务一份、乙方一份。
  
六、会议接待中
  1、会议接待中,会议经办人要随时掌握会议进程,提前检查落实下一步会议日程,与乙方会议经办人紧密联系.
  2、每个会议议程结束后,应及时提醒\督促乙方有效签单人确认消费帐单,并签字认可.
  3、
餐饮消费帐单通知收银台及时送达总台入帐.
  4、会议期间.随时协调各部门解决客人的临时需求,如黾蹙筒妥朗?,增减住房数量,代办物品的分发等事项,及时通知相关部门.
  5、较大规模的会议拿房一般有三种方式:
  第一种:由甲方提供所给定的楼层和房号表,乙方根据房号表自行安排会议来宾下榻某房间.在来宾抵店前,甲方将登记好的房卡及用餐卡一并交给乙方分房,分房时要注意尽量将房间安排在同一楼层或相邻楼层.对于用房量大的会议,还需兼顾到长住客和长包房客人的因素,不可临时占用客人的房间.
  第二种情况:甲方直接将会议用房的房号报给乙方,由乙方来宾直接登记住宿。这种情况一般为中/小型会议所采取的拿房方式。

      七、会议结帐方式
  1、会议开始前由乙方根据会议消费额提前打帐至甲方账户,会议结束后进行划账结算。
  2、参会来宾自行登记付费住宿,总台根据协议按正常的要求办理手续,酒店向客人开具发票。
  3、参会来宾向乙方缴纳一定的会务费,住宿、用餐等均由乙方统筹安排,会议结束后,由乙方与甲方进行帐务结算。
  4、一般情况下,会议均以转账的形式结算。
  
八、会议结束后
  1、会同财务部和相关部门迅速理清帐单。
  2、收集客户对酒店的意见和建议,并填写相应表格。
  3、制作专项会议档案存档备查。
  4、如有可能,向客户赠送酒店礼品以表达谢意。

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